La comunicación es la base para cualquier tipo de relación y la resolución de problemas. En las empresas una comunicación interna efectiva, ayuda a los equipos de trabajo a solucionar problemas de manera eficiente, lograr las metas establecidas y crear lazos de confianza entre sus miembros.
Una buena comunicación en las empresas de manera presencial se ve fortalecida por las relaciones interpersonales que se realizan en los pasillos, a la hora de comer o en las reuniones. Sin embargo, cuando se trata de una comunicación a distancia puede resultar complicada, debido a las fallas técnicas, falta de herramientas o la falta de convivencia presencial.
Pero esto no significa que la comunicación efectiva no pueda coexistir en el home office; modelo de trabajo que se ha adoptado por muchas empresas tras la pandemia del 2020; pero para lograrla, las empresas deben implementar herramientas digitales que les ayuden a gestionar tareas, compartir documentos, calendarizar eventos y comunicarse por textos o llamadas que se adapten a las necesidades de cada una de las áreas de trabajo.
¿Cómo mantener una comunicación efectiva a distancia?
Definición de roles y objetivos: Antes de comenzar cualquier proyecto o establecer metas, es necesario que cada miembro del equipo conozca sus funciones, la participación que tendrá del mismo y las personas con las que colaborará, para mantener la comunicación constante. Se recomienda tener llamadas o videollamadas para presentar proyectos y establecer objetivos.
Tener todo por escrito: Es importante el uso del correo electrónico o chats internos para establecer y sustentar los acuerdos y especificaciones de cada proyecto planteado. Lo más recomendable es el correo electrónico por su facilidad de búsqueda.
Monitoreo frecuente: Aprender a calendarizar cada proyecto o meta establecida, generar flujos que permitan revisar el progreso de los mismos y mantener pláticas constantes, ya sea por videollamada o por chats, para el conocimiento de nuevos proyectos, la resolución de dudas y el conocimiento de necesidades.
Crear confianza entre los colaboradores: Es importante conocer el estado físico y emocional del equipo de trabajo, mostrando un interés genuino. Un saludo o plática personal en la semana permite conocer a los demás o dinámicas de integración al menos una vez al mes.
Reforzar habilidades de comunicación: Es importante que cada miembro del equipo fortalezca habilidades de comunicación asertiva:
- Escuchar al otro: Durante videollamadas o llamadas es importante poner toda la atención a las personas que están hablando y evitar distracciones para entender la información.
- Ser claro y conciso: Pensar las cosas antes de decirlas, para poder transmitirlas con claridad.
Resolver dudas: Es importante preguntar cualquier duda que se tenga y estar dispuesto a resolverlas.
